Danas jedan filozofski post, ako ga tako mogu nazvati.

Već sam prije na blogu pisala o TO DO listi, odnosno njenom pravilnom sastavljanju. Nedavno smo o tome raspravljali i na Instagramu, a potaknuta postovima dviju korisnica koje pratim, odlučila sam o tome još malo pisati.

Vjerujem da su vam prve asocijacije na riječ organiziran popisi sa zadacima, TO DO liste i sl. Često kad želite postati “organiziraniji” pribjegnete pisanju takvih popisa i lista. Međutim, je li onaj koji pravi stotine popisa uistinu i organiziraniji od onog koji listu zadataka ima u glavi? Ne nužno, ako ovaj potonji napravi sve što je zamislio. 🙂

Mislim da je sad jednostavno uvidjeti razliku – pisanje TO DO lista vam ne znači ništa ako ih se ne pridržavate; da, one daju fokus, ali ako s te liste ništa ne ispunite, što će vam?

Ne mislim sad da svi zadaci koje ste zapisali uvijek moraju biti obavljeni, no ako je više onih neobavljenih (+ to se događa jako često), vrijeme je da se zapitate. Nakon malo mozganja i istraživanja neta (daklem, nešto je iz vlastitog iskustva, nešto iz tuđeg) došla sam do zaključka da postoji nekoliko razloga za neispunjavanje TO DO liste.

Probat ću ih ovdje sve pobrojiti, bez nekog posebnog reda i poreda (zato sam rekla da će post vjerojatno biti pun filozofiranja, ha ha ha ha). Onda krenimo:

1. TO DO lista vam se sastoji od previše zadataka.
Mislim da je ovo jedan od najčešćih problema. Svi mi bismo u jednom danu željeli napraviti što više toga pa na popis stavimo “milijun” zadataka. Velika je vjerojatnost da ih sve nećete moći ispuniti (jer dan ima 24 sata, htjeli mi to priznati ili ne). Po neispunjavanju zadataka nastupa grižnja savjesti, krivnja, osjećaj neuspjeha i ostali ne baš preugodni osjećaji. Ovdje je jako važno shvatiti da možete napraviti sve što ste si zamislili (ok, više-manje), ali ne u istom danu i odjednom.  Stručnjaci preporučuju cca 7 zadataka dnevno pa se jedan dan pokušajte držati tog broja i testirajte kako vam ide.

2. TO DO lista vam se sastoji od premalo zadataka.
Ovo je sad prilično kontradiktorno prvom razlogu, zar ne? Ali ako bolje razmislite ima smisla. Znate ono kad vam dan iz nekog razloga nije tako zazuzet pa odlučite, ne znam, napokon organizirati podatke i fotke na laptopu? No, kako ste pod dojmom da imate dovoljno vremena (zapravo ga i imate), taj zadatak odgađate i na kraju dan prođe, a vi niste napravili ništa (tj. niste ispunili ni taj jedan jedini zadatak). Kod ovakvih situacija, takve zadatke obavite odmah ujutro i onda ste praktički cijeli dan mirni. 🙂

3. Ne razlikujete “projekt” od zadatka.
Nerazlikovanje “projekta” i običnog zadataka također je jedan od najčešćih razloga nepraćenja TO DO liste, a o njemu sam ukratko pisala i u prvom postu o TO DO listama. “Projekt” se u principu sastoji od više zadataka (npr. organiziranje kuhinje), dok je zadatak samo to, zadatak (npr. isprazniti kuhinjski pribor iz prve ladice). Ako si popis konstantno pravite tako da su vam zadaci u biti projekti koji zahtijevaju razradu i jednostavno ih je nemoguće obaviti u jednom danu, sto posto ste osuđeni na neuspjeh. Rješenje bi bilo naučiti razlikovati ova dva pojma i sukladno tome ih uvrštavati na dnevnu listu. Ako za primjer uzmemo već spomenuto organiziranje kuhinje, onda biste, ne znam, u ponedjeljak mogli isprazniti ladice s kuhinjskim priborom i maknuti sve što u njih ne pripada, u utorak organizirati frižider, u srijedu pregledati kuhinjske elemente itd. Mislim, nije nužno da ovakve projekte obavljate po danima; možete ih obaviti i u jednom danu (ako imate toliko slobodnog vremena i volje), ali je važno razdvojiti ih na zadatke i ostaviti dovoljno vremena za njihovo obavljanje (znači, na dnevnoj listi vam ne bi smjelo pisati organizirati kuhinju, nego razdvojeni zadaci).

4. Lijeni ste.
Ne želim sad nikoga uvrijediti, ali svi smo mi malo lijeni (netko više, netko manje). I onda kada imate vremena, neki vam se zadatak jednostavno ne da ispuniti, koliko god on jednostavan ili kompliciran bio. Ovdje baš nemam neko pametno rješenje, osim da je možda važno shvatiti da vas lijenost nigdje neće dovesti, osim još više zakopati.

5. Zadatke obavljate presporo.
Netko je po prirodi spretniji od drugog, nekoga su odgajali da neke poslove napravi spretnije. netko je perfekcionist pa želi da uvijek sve bude savršeno, netko se trenutno ne kuži u to što od njega traže itd. Daklem, mnogo je razloga zašto dvoje ljudi isti zadatak napravi različitom brzinom. Naravno da su u prednosti oni koji su spretniji, jer će zadatke brže obavljati, a samim time će stići i više toga napraviti. No, i za nas spore ima nade – na listu stavite manje zadataka + za one koje procijenite da će vam oduzeti previše vremena pokušajte delegirati nekome tko je u tome spretniji.

6. Ne znate procijeniti koliko vam vremena treba za pojedini zadatak.
Ovaj je problem povezan s nekoliko gore navedenih. Ako ne znate koliko vam vremena treba da, ne znam, operete auto, onda ćete listu vjerojatno zatrpati zadacima koje nećete stići obaviti (mislim da se češće događa da precijenimo svoje sposobnosti, tj. da mislimo da nam je potrebnije manje vremena nego što zapravo je). Pokušajte idući put kad budete obavljali neki zadatak otprilike izmjeriti koliko vam vremena treba pa će vam listu kasnije biti lakše napraviti.

7. Izgubili ste motivaciju.
Gubitak motivacije je možda djelomično povezan i s točkom br. 4, no ipak mislim da ih se ne bi trebalo miješati. Drugo je lijenost, a drugo je trenutni gubitak motivacije. Možda ste imali težak dan na poslu pa vam se ne da još i po kući nešto raditi, možda vam obavljanje određenog zadatka više nije privlačno kao što je bilo kad ste ga zapisali na TO DO listu… Mnogo je razloga za gubitak motivacije, no to nije “opasno” osim ako se ponavlja iz dana u dan.

8. Zbilja imate previše obaveza.
Koliko god bili organizirani, motivirani, zadatke brzo obavljali itd. itd. nekad se stvarno dogodi da u jednom danu morate napraviti brdo neodgodivih zadataka. Ako ih sve trebate i želite izvršiti, bojim se da neke od njih morate delegirati jer, kao što sam već spomenula, dan ima samo 24 sata. I zamoliti nekog da nešto učini umjesto vas nije znak slabosti niti sramota, sve dok poštujete i svoje i njihovo vrijeme.

9. Ne poštujete svoje vrijeme.
Što sad ovo znači? To znači da konstantno nekome dopuštate da vas “zatrpava” zadacima koji nisu vaši. Gore sam sam napisala da je u redu neke zadatke delegirati, ali jedino ako poštujete vrijeme (i njihovo i svoje). To podrazumijeva da nekome nećete “davati” svoje zadatke jer se vama to ne da raditi nego zato jer je netko možda u tome spretniji ili vi to stvarno nećete stići napraviti (uz svu moguću organizaciju). Daklem, ako vi pazite na tuđe vrijeme, onda ne bi smjeli dopustiti da zadaci s vaše osobne TO DO liste ispaštaju jer se nekome ne da raditi njegov posao. Mislim da je ovdje ključ dogovor (doduše, lakše ga je postići u obiteljskom negoli u poslovnom okruženju).

10. U obzir ne uzimate neplanirane situacije.
Dan si nikada ne možete isplanirati točno u minutu. Ako to stalno pokušavate, bit ćete konstantno frustrirani i nezadovoljni jer uvijek će se pojaviti neke neplanirane situacije koje će vas udaljiti od plana. Zato je bolje, ponavljam još jednom, na TO DO listu napisati manje zadataka + ostaviti vremena za nepredviđene situacije.

BONUS:
Iako se odugovlačenje oko obavljanja nekog zadatka može povezati i s točkom 4 i točkom 7, može biti i da vam je neki zadatak neugodno obaviti pa ga konstantno odgađate (sad će nekima od vas ovo biti smiješno, ali ja recimo mrzim telefonske pozive i u stanju sam jedan telefonski poziv odgađati danima). Isto tako, može se dogoditi da vam neki zadatak jednostavno nije prioritet koliko god to vi željeli (čak ste ga i na listu stavili) pa ga zato stalno odgađate i ne ispunjavate.

Ok, mislim da ću ovdje stati. Hvala onima koji su došli do kraja, znam da rijetko tko od vas ima vremena čitati litanije, ali ovo je zaista jedna neiscrpna tema o kojoj volim razmišljati i pisati. 🙂

Imate li i vi problema s praćenjem TO DO liste? Jeste se prepoznali u kojoj točki? Kako rješavate pojedine probleme?

Pišite mi.

Do idućeg petka,
vaša Petra P.